Sem tempo para conciliar atividades? Veja dicas de como administrar seu tempo

Atualmente, nota-se que gerenciar o tempo é uma tarefa cada vez mais complicada devido, principalmente, a pressão no trabalho e diversas atividades diárias que muitos profissionais encontram.

É comum escutar a reclamação de muitos trabalhadores sobre a falta de tempo para conciliar o trabalho com a família e o lazer.
Pensando nisso, o Portal Administradores conversou com dois importantes especialistas do Brasil no assunto, Christian Barbosa, o maior expert em gestão do tempo e produtividade do país e com o coach Enoir Santos um dos principais especialista em gestão de pessoas e diretor da escola de Executivos e Negócios Master Mind. Confira a entrevista:

1 - Como que as pessoas que tem o hábito de dizer “Não tenho tempo para nada” podem mudar esse conceito e começar a melhor administrar seu tempo para conseguir realizar outras atividades? 

Christian Barbosa - Esse é um dos maiores mitos da administração do tempo, não é que você não tem tempo, você tem. O problema é que você não sabe usar bem o tempo que possui. É preciso que a pessoa entenda que ela deve aprender uma metodologia de gestão de tempo, precisa pelo menos ler um livro sobre esse assunto. É importante também entender que a gestão do tempo não funciona do dia para a noite, é preciso persistência e aplicação. Não é apenas a criação de um hábito, é mais do que isso, é mudar um modelo mental de como você organizar seu dia-a-dia.

Enoir Santos - A palavra chave é HÁBITO. Pessoas têm hábitos negativos, como dizer “Estou com dor de cabeça”, “Estou cansado”, “Que dia péssimo” e o famoso “Não tenho tempo”. O primeiro passo é parar de dizer “não tenho tempo”. Este não é um hábito de sucesso. Quando realmente você perceber que não tem tempo para algo, diga, esta não é minha prioridade agora. Porque, afinal, tempo você tem, apenas está usando para outra atividade.



2 – O que fazer para equilibrar as atividades profissionais com a vida pessoal?

Christian Barbosa - Precisamos entender que administrar o tempo relaciona-se diretamente a administração da sua vida. E vida não se administra, “se vive!” Viver seu tempo com sabedoria, como prega minha empresa, é viver baseado pelo que é importante. Pelo que traz resultados a sua vida a curto, médio ou longo prazo. Pelo que te dá prazer.

Isso significa que muito mais que a quantidade de tempo que você dedica as áreas importantes, mais vale a qualidade dessa dedicação. Por exemplo, se faz tempo que você não consegue ir a academia todos os dias, que tal ir na terça e na quarta por 30 minutos?

Administrar sua vida de forma qualitativa significa colocar momentos de prazer no seu dia. Pode ser ouvir uma música de 3 minutos durante o expediente, tomar um sorvete após o almoço, ver um filme antes de dormir, brincar de verdade com seus filhos, ouvir as pessoas que ama sinceramente. Quanto mais “presentes” você der para você durante seu dia, mais será a sensação de que está aproveitando a vida e não simplesmente, correndo.

Enoir Santos – No primeiro momento deve se definir quais são as atividades pessoais que você busca. O que você quer? Passear com as crianças, participar do Rotary, Lions, Loja Maçônica? Jantar fora com a esposa? Ir na academia, fazer corrida de rua, aula de dança? Estudar inglês, espanhol, fazer yoga? Dormir 1 h a mais por dia?

Segundo passo é colocar na agenda seus compromissos pessoais da mesma forma que você coloca seus compromissos profissionais dentro da sua realidade. Não se lamente por não ter tanto tempo livre como seu vizinho. Talvez ele não tenha tanto dinheiro quanto você para se divertir, e pior, talvez experimente tédio. Não precisamos de muito tempo para assuntos pessoais, precisamos tempo de qualidade.

Eu percebo que as pessoas têm aversão a colocar diversão na agenda. É como se a agenda fosse sinônima de dor ou engessamento. É um erro grave. Além de não atribuir valor aos assuntos pessoais (afinal, não estão na agenda) os assuntos profissionais não produzem prazer, pois eles passam a simbolizar a privação de uma vida equilibrada. Na minha agenda anoto atividades como ler por 30 minutos, correr 8 km, ir a praia, ir a igreja, etc.

3 – Devido a competitividade do mercado, as empresas exigem cada vez mais dos funcionários pedindo urgência na execução de trabalhos e resultados rápidos para alcançar as metas desejadas. Como se organizar e entregar as atividades proposta nos prazos estipulados?

Christian Barbosa - A melhor forma de conquistar mais tempo no escritório é um conjunto de fatores que incluem: planejamento pessoal, organização (de seus papéis, e-mails, pastas, conhecimento), definição clara de objetivos e conscientização da equipe.

A produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade pessoal em suas ações diárias. Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva e uma equipe mais produtiva transforma o escritório em um ambiente mais eficiente. Converse, em seu escritório, sobre a adoção de estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar a todos a ter mais tempo, mais resultados e mais equilíbrio em todas as áreas.

Para se organizar melhor e evitar atrasos, o executivo deve aprender e criar o hábito de se planejar. Um processo comum em administração do tempo é iniciar o planejamento semanal. Minha recomendação é que no domingo (bem antes da hora de dormir), você olhe sua agenda da semana e pense em tudo que precisa fazer. Primeiro olhe para seu objetivo, veja que etapas você consegue alocar para fazer na semana. Depois pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas (se você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda para evitar surpresas). Agora adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Pense na duração de cada atividade e não exagere, pois deve sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer. A meta é conseguir ficar 1-2 dias antecipado nas suas prioridades e não com tudo em cima da hora.

Enoir Santos – O segredo é ter senso de realidade. Acostume-e a não prometer o que não pode ser cumprido. É melhor surpreender entregando antes um trabalho que tinha um prazo um pouco longo, do que atrasar um trabalho com uma promessa de entrega rápida.
Sempre que possível, delegue. Cuidado, para você brilhar, não precisa fazer tudo sozinho, precisa apresentar resultados. Acostume-se a fazer cronogramas de suas atividades (planejamento é vital mesmo em atividades simples) e acostume-se a trabalhar produtivamente: organize-se para minimizar deslocamentos e interrupções (foco).

4 - Que dicas você daria para que as pessoas consigam gerenciar melhor o seu tempo em 2010?

Christian Barbosa:

• Descubra como utiliza seu tempo - Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes (em que o prazo está curto ou acabou), atividades importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e atividades circunstanciais - que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.
• Planeje-se! - Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.
• Escolha uma ferramenta - agenda, palm, outlook, neotriad, caderno, etc - que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.
• Limite seu horário de trabalho - Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por conseqüência mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no dia a dia.
• Ache um hobby - descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?)

Enoir Santos:

• Faça uma lista diária, e a cada atividade cumprida, tique na lista. É simples mas extraordinariamente eficaz. Assegure-se de colocar nesta lista o que você realmente pode fazer num dia e especialmente, colocar nesta lista não só o que é urgente, mas o que é importante, afinal, você não é bombeiro para passar dias apagando incêndios.
• Acostume-se a fazer as coisas por ordem de importância. Após preparar sua lista, avalie se a ordem está correta por este critério.
• Sempre que possível, delegue.
• Acostume-se a ter na sua mesa apenas um trabalho, aquele no qual você vai colocar seu foco durante o próximo período de atividade. Você pode fazer mil coisas num dia, contanto que faça uma de cada vez. O excesso de documentos (ou na tela excesso de janelas abertas) produz uma falsa sensação de excesso de atividade. É como correr uma maratona pensando o tempo inteiro em quantos quilômetros ainda faltam, entende?
• Cuidado com os ladrões de tempo: pessoas que falam demais, álcool, excesso de televisão, telefonemas longos, falta de planejamento (sair do escritório 3 vezes num dia por não agrupar tarefas), procrastinação (depois eu faço), entre outros. Descubram quais são os ladrões do seu tempo e FELIZ E PRODUTIVO 2010.

Por Fábio Bandeira de Mello - www.administradores.com.br

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